I documenti sono il cuore di Revontuli. Configurando i tipi di documento è possibile gestire i principali documenti di cui un'azienda ha bisogno.
Entrando nel tab Documenti l'interfaccia si presenta divisa in due: sulla sinistra un elenco dei documenti disponibili, sulla destra una maschera per la visualizzazione del documento attualmente aperto.
Per creare un nuovo documento, selezionare la scheda Documenti e premere sul pulsante + in basso a sinistra. Il nuovo documento creato è vuoto, e va quindi riempito. La prima impostazione da valorizzare è il tipo documento.NB: Senza tipo documento impostato, non è possibile stampare.
Un documento è identificato da un Tipo (tipo documento), da una Data e da un N.documento (numero documento, per forza un numero intero, non sono consentite lettere o altri simboli). Quando si sceglie il tipo documento di un documento nuovo, il programma assegna la data corrente ed il prossimo numero disponibile per la numerazione del tipo documento. NB: il programma suggerisce il prossimo numero disponibile, ma non garantisce né che tutti i numeri siano stati utilizzati (ovvero che la numerazione non contenga buchi) né garantisce l'univocità del numero assegnato al documento.
Un documento è intestato ad una Ragione Sociale, ovvero al nome del cliente. Questo campo, così come Indirizzo, C.F./P.IVA (Codice fiscale / Partita IVA) ed E-Mail non sono legati ad un'anagrafica cliente e possono essere modificati a piacimento.
Tuttavia il programma, digitando nel campo Ragione Sociale, ricerca nelle anagrafiche clienti e autocompleta i campi (che potranno sempre essere modificati in seguito).
Un documento non è inizialmente associato ad un cliente o fornitore. Selezionando il menu popup Cliente, è possibile associare il documento ad un cliente in anagrafica. Associando un documento ad un cliente, il documento comparirà nei riepiloghi e nella posizione del cliente, in funzione della tipologia del movimento specificata nel tipo documento.
Ogni documento è composto da un insieme di righe, aggiungibili o rimovibili con i pulsanti + e - posti sotto la tabella centrale.
Ogni riga è composta da un codice, da una descrizione, da un prezzo unitario, da una quantità, da un prezzo totale di riga e da codici imposte (opzionali).
Il codice della riga non è richiesto, ma se viene specificato un codice di un articolo in magazzino, la riga viene automaticamente riempita con descrizione e prezzo unitario dell'articolo in magazzino. Se il tipo documento è impostato per movimentare il magazzino, aggiungendo e rimuovendo righe alla fattura si modificano i quantitativi di articoli in magazzino. Si veda lavorare con i codici per approfondimenti.
L'elenco dei documenti è uno strumento potente che, combinato con i filtri per la ricerca, permette di cercare, di raggruppare e di aggregare i dati.
E' possibile esportare ed importare i documenti tramite un formato aperto, codificato con sintassi JSON. Ecco un esempio del formato utilizzato per lo scambio di dati:
[{
"document": {
"customerName":"stringa",
"customerAddress":"stringa",
"date":"2013-09-09 18:03:26",
"email": stringa,
"VAT1": stringa,
"VAT2": stringa,
"subTotal": decimale,
"total":decimale,
"rows":[
{
"quantity":decimale,
"unitPrice":decimale,
"price":decimale,
"position":intero,
"rowDescription":"descrizione della riga"
},
...
],
"taxes":[
{
"amount":decimale,
"global":1,
"position":intero,
"percent":0,
"code":" ",
"taxCodes":" ",
"name":"descrizione della riga"
},
...
]
}
},
...
]